这个编辑器有一条规则:花在电子邮件上的时间不能超过5分钟。她是这样做的。
我们都淹没在电子邮件中。如果你每次回复都要花15分钟，蓝冠股东那么没有什么效率系统能帮你节省时间。没有收件箱零，没有批量处理，没有关闭通知——什么都没有。你唯一的希望就是退休。
我的原则是:我写工作邮件的时间从不超过五分钟。当我管理其他人的时候，我也要求他们遵守这个规则。理想情况下，每封电子邮件都需要30秒来写——即使你每天写100封电子邮件，也只是一天中的一个小时，但五分钟是最多的。
我把这条规则称为五分钟规则，这就是我处理电子邮件的方式。我也认为这是你应该做的工作电子邮件，所以这里我将给你一些建议，如何使它发生。
不要(在你的邮件中)表现得像个混蛋
你可能觉得我在这里听起来像个混蛋，我就是其中之一。但我不会在邮件中给人留下混蛋的印象，尽管我花在邮件上的时间很少。这与BuzzFeed的凯蒂·诺托普洛斯(Katie Notopoulos)所说的“老板邮件”形成了鲜明对比:
它的定义几乎是即时的——但简短的——回复。经典的两字邮件。对下属来说，这可能是难以理解的。这是愤怒的“谢谢”还是感激的“谢谢”?“请更新我的消息”是否意味着对你不耐烦?在工作场合，老板的电子邮件就像Tinder上的一个“k”字回复。
但是，快速而简洁的写作并不一定要给人一种冷冰冰或难以理解的感觉。写“嘿，这里有什么更新吗?”谢谢!就像写“我们在这上面做什么?”甚至摆脱潜在的虚伪“谢谢!”感觉比后者更平易近人一千倍。
如何遵循五分钟原则
您可以将5分钟规则转换为3分钟规则、1分钟规则或30秒规则。对你所扮演的角色最有意义的。例如，如果你经常与需要独特反馈的承包商沟通，你可能需要这五分钟。如果你大部分时间都在和同事交流，那可能需要30秒甚至更少的时间。
除了“不要想太多”这条总是很有趣的建议之外，还有一些具体的方法可以确保你不会在邮件中浪费太多时间。
时间你自己
这个很简单:设置一个计时器。什么都不需要——只要把你的手机定时器调到5分钟，当它响起时，你就完成了。不管你还有多少邮件要写，你都要把它写完。我建议你最后说一句话，以防时间不够用。其中的一些版本应该可以工作:
我就讲到这里，但我很高兴能更深入地研究或澄清任何需要的东西!
如果你最后经常使用固定的最后一句话，你就会知道你需要更快地抓住要点，这将缩短你的写作时间。记住，人们没有时间读电子邮件，就像你没有时间写邮件一样。所以，无论你在发什么邮件，都要马上投入进去。
创建罐头响应
花一天时间为你经常发送的邮件创建回复模板。有几种方法可以做到这一点:
使用文本扩展器，这款应用程序可以读取你在电脑上任何地方键入的内容，并自动用完整的句子和段落替换文本片段。例如，您可以设置它，这样每当您键入thx时，它都会自动将其更改为Thanks For reach out!在更健壮的使用中，您可以为特定的电子邮件模板设置关键字—键入关键字，整个电子邮件就会出现。
如果你像我一样戴着锡纸帽，不想让文本扩展器读取你的每一个按键，可以使用电子邮件提供程序中的屏蔽回复功能。Gmail和Outlook都有固定的响应功能，我们可以指导您如何使用它们。这需要一些额外的点击，但它甚至会自动为您填充一个主题行。
目前，我在Gmail中有28个固定的回复，从几句话到概述过程的长段落不等。
使用字数统计工具
写一封电子邮件所花费的时间并不总是与你最终的字数相匹配。有时候，你花时间处理一封电子邮件，因为你想确定你使用的是正确的语气，一封六句话的电子邮件需要你花15分钟来写。但通常这类电子邮件有点……色彩。
如果你的问题是你的电子邮件太长，养成使用单词计数器工具来阻止自己的习惯。Outlook提供了一种单击的方式来实现这一点，但你需要使用Chrome扩展，如Word Counter Plus来获得Gmail中的功能。
我还没有找到一种工具可以在你写了一定数量的单词后真正切断你的连接，但这将是一个很棒的功能(只要你能在必要时覆盖它)。
抛弃电子邮件链
如果你认为写一封邮件要花费5分钟以上的时间，那么你的电子邮件很可能不是一封电子邮件。它可能是一封以电子邮件形式发送的备忘录或一篇以“Hi”开头的有说服力的文章。
要点:不要试图把一个合作形状的钉子塞进一个电子邮件形状的洞里。相反，使用一个适合你所做事情的工具。
如果你列出你所有的可用性会议,使用一个日历应用程序。如果你协调项目进展或更新人,使用一个项目管理应用程序。如果你发送一个问题列表,把它变成一个会议pre-read和安排相关会议,所以你不会无意中创建一个电子邮件链的厄运。
我花了很多时间给自由撰稿人提供反馈。在谷歌文档中，我可以对特定的句子、段落或部分留下特定的注释。当我完成后，我会写一封30秒的电子邮件，让自由职业者知道我已经审阅了工作，并在文档中留下了评论。这样一来，注册蓝冠娱乐他们更容易分析我的反馈，也为我节省了大量的时间。(当我在项目管理应用程序中更改编辑状态时，我甚至可以自动发送电子邮件。)
如果你不能停止写长邮件，也许是时候完全放弃电子邮件了。试着在你的客户关系管理系统中编写信息，与你的同事使用Slack，或者自动化你的工作，使电子邮件不再那么讨厌。
