Grammarly联合创始人亚历克斯·舍甫琴科解释了如何在书面交流中保持你的个性和幽默，而不冒犯任何人。
我们一直在写作。我们给朋友发短信，给同事发电子邮件，蓝冠股东在社交媒体上发帖，甚至还起草文章(就像我现在这样)。当我们写作时，观众看不到我们的脸，听不到我们的声音，也注意不到我们的肢体语言。只有我们的语言才能把我们的意思传达给别人。
即使是你认识的人，你写的东西也总有可能被理解成与你预想的大相径庭。发生这种情况的原因有很多。这个人可能在不同的时区，对短语和习语有不同的理解，或者只是心情和你不一样。不管是什么情况，确保你的语气被充分传达和理解并不是一件简单的事情。我们能做什么?
为什么语气在工作中如此重要
我们经常通过书面渠道——电子邮件、工作场所的信息平台、文本等等——进行互动，而且我们经常承受着尽快回复的压力。也许在回复之前我们只有快速浏览的机会。但一旦你把这些文字发送到这个世界上，就几乎不可能收回来了。
几乎每个人都有过这样的经历，通过阅读邮件或邮件，看看他们是否以他们想要的方式写了一些东西。当你想要表现得有效率时，语气生硬，或者当你想要表现得有礼貌时，语气消极，咄咄逼人，这些都可能损害人际关系，损害合作努力。在快节奏的工作环境中，这些问题很容易复合。
我与世界各地多个办公室的许多同事进行互动，这意味着我需要一直通过书面形式进行数字化沟通。然而，作为一名非英语母语人士，我亲身体验到了表达正确语气的技巧。
我在乌克兰长大，那里的交流方式与美国截然不同。乌克兰是人类学家有时所说的高语境文化，在这种文化中，意义往往是含蓄的、不被表达的。以书面形式分享感受和情绪并不常见。在乌克兰，商务写作尤其如此，因为它非常正式和公式化。
当你把英语作为第二语言来学习时，你经常上的课并没有把重点放在区分正式和非正式的、随意的演讲上——他们用正式的规则来教授语言。结果，你在电子邮件中听起来过于正式，这立刻暴露出你不是一个以英语为母语的人。这两个因素使得在加拿大或美国等低语境文化中工作时很难给人留下正确的印象。
我通过电子邮件进行沟通的自然方式是用一两句话来回复，这可能会让人觉得很生硬，或者缺乏同理心，但这并不是我的本意。因此，无论我是在提供建设性的反馈、处理一个艰难的决定，还是对一项出色的工作表示赞赏，我都一直在努力确保自己发出正确的声音。我看了看电子邮件，想:这句话是否以我希望别人接受的方式表达了我想要表达的意思?
在写作中何时何地使用特定的语调
要想发出正确的音调，最困难的部分之一就是它会随着任务的不同、人物的不同、上下文的不同而变化。你不会像写公司博客一样给新客户写信。不同的频道也需要不同的音调。Slack或Facebook Messenger通常与电子邮件不同。如今，我们的笔记本电脑、平板电脑和智能手机上都有了“工作场所”，我们常常发现自己需要在忙碌中在非正式的语气和专业的态度之间来回切换。
作为一个经常与远方同事交流的公司创始人和产品经理，我需要经常调整自己的语气，无论是提高还是降低信息的正式程度和信息量。如果我在给一个我很熟悉并与之密切合作的小组写信，我可以采用一种更非正式的语气。但是，如果我要给一群我可能不会经常接触的人写信，我就需要采用一种更正式的语气，能够传达当前任务的上下文和重要性。
我喜欢使用Slack的一种方式是，在我们的中央公告频道(central announcement channel)上发布消息时，既好玩又充满希望地搞笑。我们公司有一个分布广泛、文化多样化的团队，员工分布在不同的时区，所以每个人都不太可能同时阅读信息。我尽量确保自己既不拘谨，又能提供信息，因为当出现问题时，我可能不在网上。我试着通过提到任何值得我分享任何东西的人来表达我的同情。
我在公司的知名度很高，所以对我来说，注意自己的语调就更重要了——我说的话会以我意想不到的方式影响别人。不久前，我们的一个工程团队在beta版中发布了一个新特性。我对此非常兴奋，并立即开始测试它。在测试期间，我发现了一个bug，并立即与团队共享。但是在编写bug报告的过程中，我忽略了向团队表示感谢，感谢他们为启动该特性所付出的不可思议的努力。我直接报告了一个bug。那是个错误。
从那以后，我给自己定了一个规矩，在我投入工作提供反馈之前，总是要感谢别人的工作。我有时会想起人们对温斯顿•丘吉尔(Winston Churchill)的一句名言:“我们靠得到的东西生存，但我们靠给予的东西生活。”我尽量注意我在电子邮件中是如何“发送”的。我一有机会就说谢谢你。
如何在你的写作中注入个性和幽默
事情并不总是那么严重。职场沟通也有乐趣。如今，我们有了这么多的沟通渠道，你的写作中有足够的空间注入个性。如果你不是一个经常使用感叹号的人，你可以试着表达你对一些令人惊奇的事情的真正的热情，你可以不只是用一个感叹号，而是用两个或三个(或四个、五个或六个)感叹号!
幽默也能起到很大的作用。即使是在交流一些非常重要的事情时，在你的文章中加入幽默也能让人放松，让他们在接近或处理信息时感到更舒服。幽默在我们的交流中，即使不是最重要的，也是最重要的，无论是内部的还是外部的。我们努力确保我们投入世界的文字展示了我们内在沟通的方式——有趣而非严肃，创新而非平淡，充满活力而非陈词滥调。
即使你不觉得放松你的专业写作的语气很舒服，有时你也可以考虑使用图片。在我看来，gif最适用于非常非正式和幽默的场合，比如与你当面开玩笑的亲密同事之间的闲聊。另一方面，表情符号深深融入了现代书面交流的结构中，我实在想不出有哪个地方不适合使用它们。与gif不同的是，表情符号通常被认为是幽默的，它有助于传达一系列的情感，包括那些可能难以用语言描述的情感。
知道什么时候该把语气从愚蠢转换成严肃，然后再转换回来并不总是那么简单。适当的语调可能会在工作职能之间发生变化。介绍和入职一名新员工需要的方法与销售团队创建一个宣传平台截然不同。为了帮助人们知道如何以及何时适应，组织为特定的书面交流场景设置音调指导方针可能是有帮助的。
在不损害意义或包容性的前提下，把你的视角放在事情上
语言是美丽而复杂的，注册蓝冠娱乐我们有无限的方式来表达我们的意思。即使是对标点符号做出特别的选择，也能帮助你表达你的意思。想想你收到的那些包含感叹号会让你更放松的句号的短信。我个人非常喜欢用em破折号或双连字符来代替逗号来称呼邮件中的某人(例如Max -或Max -)。我几乎肯定过度使用了em破折号和连字符——我喜欢它们为句子添加更多上下文。看我做了什么?
重要的是要记住，锻炼创造力和风格仍然应该包括使用包容的语言，这是一种表达尊重、理解和欣赏的方式，无论你在工作场所内外与谁交流。在和一群人或同事单独谈话时使用首选代词是最好的做法。对于那些身居显要领导地位的管理者和高级管理人员来说，这一点尤为重要。
